El correo electrónico es una de las herramientas que
más solemos utilizar para comunicarnos con clientes, proveedores o
compañeros de trabajo; de hecho, en muchas ocasiones pasamos una buena
parte de nuestra jornada laboral pendientes de este canal de
comunicación (aunque no es la mejor manera
de gestionarlo). Gestionar adecuadamente nuestro buzón de correo
electrónico nos puede ayudar a ahorrarnos tiempo y, sobre todo, a poner
el foco en lo que es realmente importante; un objetivo que podemos
conseguir poniendo cierto orden en nuestro inbox.
Siempre con la idea de mejorar nuestra productividad, hemos dedicado algún que otro post
a hablar del correo electrónico y a revisar algunas ideas y consejos
prácticos para no inundarnos en centenares de mensajes sin leer que no
nos permitan desempeñar nuestro trabajo cómodamente y, entre estas
ideas, hemos nombrado en mas de una ocasión los filtros.
Prácticamente,
todos los servicios de correo web (como Outlook.com o Gmail) y los
clientes de escritorio (Outlook, Thunderbird, etc) incluyen la
posibilidad de configurar filtros para automatizar el procesamiento de
los mensajes que llegan a nuestra bandeja de entrada. ¿Y por qué usar un
filtro? Dependiendo del volumen de correos que manejemos, podemos
encontrarnos situaciones en los que en nuestra bandeja de entrada se
acumulan 100, 200 o 300 mensajes de correo que no hemos leído y entre
los cuales hay cosas que son importantes y otras que lo son menos
(incluyendo cosas que son totalmente prescindibles). Si somos capaces de
procesar automáticamente los mensajes, podríamos
detectar los que son importantes y establecer niveles de prioridad
rápidamente, permitiéndonos trabajar cómodamente y, sobre todo,
minimizando el tiempo que dedicamos a revisar mensajes y procesarlos de
manera manual.
¿Cómo automatizar el inbox?
Los filtros son reglas
que podemos configurar y que se aplican cuando un mensaje llega a
nuestra bandeja de entrada. Si no tenemos ningún tipo de filtro, el
mensaje directamente se almacenará en el inbox pero, si los
tenemos activos, nuestro gestor de correo analizará el asunto, el
remitente, los destinatarios o el contenido del mensaje para valorar si
coincide con unos parámetros de búsqueda que hayamos fijado y realizar,
automáticamente, una acción.
¿Una acción? ¿Qué tipo de acción? Por
norma general, los filtros nos ayudan a clasificar mensajes, es decir, a
guardarlos en carpetas determinadas (etiquetas en el caso de Gmail),
marcarlos como importantes (destacar en Gmail o marcar como importante) o
enviarlos, por ejemplo, a la papelera o a la carpeta de spam.
Este tipo de reglas son bastante sencillas de configurar
y el proceso suele ser bastante intuitivo, de hecho, podemos combinar
los criterios de búsqueda para segmentar mucho mejor los mensajes que
recibimos y ser mucho más certeros en la clasificación aunque, como en
todo en la vida, hemos llegar a un equilibro entre ser operativos y no
cargarnos en exceso de trabajo configurando un número de filtros
extremadamente grande.
Criterios a la hora de filtrar mensajes
Teniendo
en cuenta los criterios de segmentación que tenemos disponibles
(remitentes, destinatarios, asunto, contenido o la existencia o no de
archivos adjuntos) y que podemos combinarlos, tenemos bastantes grados
de libertad a la hora de configurar nuestros filtros y automatizar el
procesamiento del inbox.
Por experiencia personal, creo que la mejor forma de adentrarse en el uso de los filtros es construyendo, al principio, un modelo sencillo para ir complicándolo de manera gradual y avanzar en la clasificación automática de cada vez más mensajes.
Uno
de los primeros bloques de mensajes que podemos tratar automáticamente
son los que provienen de aplicaciones que generan correos de manera
automática y, por tanto, llevan un formato fijo que siempre se repite.
Herramientas de gestión de tareas, helpdesks, herramientas de ticketing
o, incluso, boletines de noticias, pueden ser buenos ejemplos de
correos que podemos automatizar y almacenar en carpetas concretas que
procesaremos dependiendo de la prioridad de estos bloques de conenidos.
Otro criterio que podemos seguir a la hora de clasificar los mensajes en base a su asunto
si, por ejemplo, seguimos patrones fijos en estos. Imaginemos que
trabajamos en múltiples proyectos, si somos capaces de mantener una
etiqueta fija con el nombre del proyecto (algo como [Nombre_Proyecto])
que vaya en el asunto de todos nuestros mensajes y que, además, la
gente que trabaja con nosotros también la usa, podremos automatizar
mucho la clasificación de los mensajes y segmentarlos por proyecto
(siguiendo con el ejemplo) y si, dentro de este criterio, segmentamos
por remitente o cualquier otro elemento, podremos afinar aún más los
criterios de clasificación y almacenar los mensajes en carpetas
distintas según asunto y remitente.
Lógicamente, si nuestro inbox es presa del spam,
nunca está de más configurar un filtro que nos ayude en la lucha contra
este tipo de mensajes y, en este sentido, filtros basados en palabras
clave en el asunto o en el contenido pueden ser interesantes.
Temperaturas y temáticas
Si
bien es habitual trabajar con las temáticas de los mensajes a la hora
de aplicar criterios que automaticen la clasificación, existe la
posibilidad de intercalar "bandejas intermedias" entre nuestro inbox y las carpetas en las que almacenamos los mensajes definitivamente.
¿Bandejas
intermedias? Quizás pueda sonar raro pero en vez de enviar directamente
los mensajes procesados a sus respectivas carpetas (proyectos,
suscripciones, notificaciones, etc) y terminar acumulándolos sin leer
por exceso de trabajo, existe la posibilidad de clasificarlos en base a
su prioridad pero sin eliminar el hecho de tener que leerlos para poder
almacenarlos en sus carpetas correspondientes.
Este tipo de
clasificación es lo que podemos llamar "temperatura" puesto que, en vez
de pensar en temáticas concretas, nos centramos en valorar la prioridad o
importancia de los mensajes para colocarlos en "urgentes", "prioridad
media" o "prioridad baja", es decir, "caliente", "templado" y "frío".
Lógicamente, la clasificación por temperatura incluirá una valoración
del asunto, el remitente o el contenido del mensaje pero con estos
criterios, podremos dividir nuestro inbox en 3 que tienen
prioridades asignadas y nos permitirán centrarnos en lo que es urgente y
dejar a un lado lo que es secundario o sin importancia.
¿Por dónde empezar?
Si trabajamos con GTD,
por ejemplo, usar la clasificación por temperatura encaja, sin duda,
muy bien con esta metodología que se basa, precisamente, en bandejas de
entrada que tienen prioridades asignadas. Si buscamos, simplemente,
vaciar el inbox para realizar lecturas temáticas (seguimiento
de todos los mensajes de un proyecto determinado), podremos prescindir
de las bandejas intermedias y enviar, directamente, los mensajes a sus
destinos finales.
La verdad es que vale la pena dedicar algunos
minutos a configurar filtros en nuestros buzones de correo porque nos
pueden ayudar a ahorrar tiempo y, en comparación, el tiempo que
dediquemos puede convertirse en una inversión que nos permitirá ahorrar
mucho más y, sin duda, ayudarnos a que dejemos de ser unos esclavos del
correo electrónico.
